HR-Outsourcing: Lohnt sich das?
Grundsätzlich kann fast jede Personalarbeit ausgelagert werden. Zu den typischen Arbeiten externer Partner gehören die Lohnbuchhaltung und die Rekrutierungen. Die Meinungen von Geschäftsleitungen gehen jedoch stark auseinander.
Die einen sind überzeugt von Outsourcing, die anderen halten nichts davon. Wir erklären, warum Firmen vermehrt externe Dienstleistungen in Anspruch nehmen und welchen Mehrwert wir damit erzielen.
Das Team der Buchsiness GmbH
Von links: Sachbearbeiterin Martina Obrecht, Mandatsleiterin Isabel Müller, Sachbearbeiterin Karin Schenk, Mandatsleiter Christoph Gygax, Geschäftsführerin Tamara Jost, Mandatsleiter Daniel Jost und Projektleiterin Aline Bosshart im Gemeindepark Herzogenbuchsee
«In den ersten Gesprächen mit unseren Kunden ist es uns wichtig, die Einstellung der Geschäftsleitung kennenzulernen. Will die GL alle Fäden selbst in der Hand halten, oder möchten sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren? Zudem spielen auch die Konstellation der Mitarbeitenden und deren Kompetenzen eine wesentliche Rolle», erläutert Tamara Jost, Geschäftsführerin von Buchsiness. Sei genügend Fachkompetenz vorhanden, so würden die HR-Dienstleistungen intern erledigt. Oft erledige allerdings die Finanzabteilung die HR-Administration nebenbei, wobei Personalentwicklung und Teambuilding meist zu kurz kämen.
Welche HR-Tätigkeiten ausgelagert werden
Ausgelagert werden kann fast alles, ob operatives Geschäft inklusive Einzelaufgaben, ganze Prozesse als auch strategische und konzeptionelle Fragen. Christoph Gygax, Mitinhaber der Buchsiness GmbH, nennt als Outsourcing-Klassiker die Lohnbuchhaltung sowie die Rekrutierung von Fachpersonal. «Fehler auf der Lohnabrechnung machen die Belegschaft schnell misstrauisch und beeinträchtigen das Vertrauen, welches dem HR in der Regel entgegengebracht wird, erheblich. Es braucht eine ausgebildete Fachkraft beziehungsweise eine kompetente, immer verfügbare Ansprechstelle. Bei einem Ausfall kann die Arbeit – auch aus Vertraulichkeitsgründen – nicht einfach von irgendjemandem in der ‹normalen› Buchhaltung übernommen werden.» Und der zweite Outsourcing-Klassiker: An Fachpersonal kämen Firmen oft nicht mehr selbst heran, sondern nur noch via Headhunter.
Ein weiterer Bereich, in dem Unterstützungsbedarf bestehe, ist laut Aline Bosshart, die Einführung von komplexen Beurteilungs-, Leistungs- und Zielvereinbarungsinstrumenten. Sie dienen als Basis für die Nachwuchsplanung, Talententwicklung sowie Aus- und Weiterbildung. Nicht zuletzt gilt es für Firmen, sich bei einer Entlassungswelle richtig zu verhalten. Aline Bosshart: «Bei Entlassungen sind oft intensive Gespräche und eine Betreuung auch abends und am Wochenende nötig. Es ist sinnvoll, die internen Mitarbeitenden zu entlasten und Personen einzusetzen, welche diese Emotionen professionell entgegennehmen und die Betreuung fortsetzen können.»
Anfragen zur korrekten Abrechnung von Taggeldern, Kurzarbeitsentschädigungen sowie Überstundenauszahlungen, erhielten wir oft, erzählt Isabel Müller. Die Beratung im Bereich Arbeitsrecht werde von Unternehmungen vermehrt in Anspruch genommen.
Führung kann nicht ausgelagert werden
Gewisse Dinge können jedoch nicht ausgelagert werden. Dazu gehören Führungsaufgaben. Tamara Jost: «Ich bin einmal von einer Firma angefragt worden, ob ich die Mitarbeitergespräche führen könnte. Das kam für mich nicht in Frage. Das ist Chefsache, denn Wertschätzung muss von der Geschäftsleitung kommen.» Aber natürlich hilft Buchsiness einer Führungsperson gerne, solche Gespräche vorzubereiten, besonders wenn es sich um kritische Gespräche handelt.
Wenn sich Firmen eine Auslagerung – oder zumindest Unterstützung von aussen – sparen, obwohl sie nicht über das entsprechende Fachwissen verfügen, kann es zu Fehlern kommen: «Besonders die Bereiche Rekrutierung, Lohn, Recht und Austritte sind fehleranfällig», sagt Daniel Jost. Gemäss Aline Bossharts Erfahrungen passieren Fehler zudem oft schon bei der Rekrutierung: Stellenbeschreibungen sind nicht vorhanden, bei Kandidierenden werde nach Bauchgefühl entschieden oder es werde zu sehr auf das Fachliche und zu wenig auf die Motivation und die Teamkonstellation geachtet.
